Comment rédiger une expression de besoins ?


goons redaction expression des besoins

16 février 2021

Qu’est-ce qu’une expression de besoins ?

Une expression de besoins est un recueil de besoins dans lequel le client formule à son prestataire technique son projet et ses attentes, ce qui est opérationnel dans son projet et ce qui doit être retravaillé et développé.

L’expression de besoins se construit en 4 grands temps :

  • La définition du besoin : grâce à des rendez-vous entre les équipes techniques et le client, ce dernier s’exprime sur ce qu’il souhaite obtenir, ce qui fonctionne actuellement dans son projet et ce qui doit faire l’objet d’améliorations.
  • L’étude du projet : les équipes techniques procèdent à l’analyse de tous les documents fournis par le client pour comprendre l’univers et l’orientation du projet.
  • Le listing des spécifications : c’est l’ensemble des comportements de toutes les fonctionnalités du projet, elles doivent être claires et concises.
  • La validation : c’est l’étape finale du projet, la phase de recettage où le client détermine si le produit fini correspond bien à ses attentes et ses besoins.

Pourquoi est-elle importante ?

Le risque de faire des erreurs est grand lorsque l’on définit mal ses besoins et que le projet n’est pas suffisamment cadré. La rédaction d’une expression de besoins en amont du cahier des charges permet ainsi de déceler rapidement le souhait du client, mais elle permet également d’éviter les erreurs et de démarrer le projet avec de mauvaises informations.


Comment bien rédiger une expression de besoins ?

Souvent, on est impatient de démarrer le projet au plus vite, et on a envie de sauter des étapes. Pourtant, il est primordial de bien formuler ses besoins ! Cette préparation permettra au projet de s’établir sur des bases stables. C’est une étape qui prend du temps, mais c’est un gage de qualité lorsque l’on connaît le coût d’une erreur détectée trop tardivement dans un projet ! Quelques points essentiels peuvent aider dans la rédaction d’une expression de besoins :

1) Définir clairement votre besoin

C’est l’expression du besoin qui va faire naître le projet, c’est sur sa base que le projet va se développer et évoluer au fur et à mesure du temps, mais également des échanges entre client et équipe technique. Il est donc important que la demande soit formulée de manière claire et concise. Cette demande doit simplement exposer les faits sans pour autant chercher la solution, elle doit uniquement expliquer le besoin.

Elle peut être accompagnée de dessins et schémas clairs, ou même d’exemples sur des éléments existants déjà.

2) Bien distinguer l’expression des besoins du cahier des charges

Comme expliqué précédemment, l’expression de besoins est rédigée au commencement du projet, elle va donc servir pour rédiger le cahier des charges mais ne va en aucun cas le remplacer. Bien au contraire, l’expression du besoin se différencie du cahier des charges selon plusieurs critères :

  • ● Elle n’est pas régie par un contrat et sert juste de fondement pour démarrer le projet
  • ● Elle doit être simple et brève, contrairement au cahier des charges qui demande beaucoup de détails et de technicité
  • ● Elle est modifiable, et libre à chacun d’y apporter une valeur ajoutée
  • ● Elle définit uniquement le besoin et ne cherche pas à apporter la solution

3) Définir un contexte pour le projet

Il est important de définir les limites du projet afin de déterminer les objectifs et le positionnement stratégique. Il ne faut pas non plus négliger la numérotation de ses objectifs, afin de cerner les priorités du projet.

4) Exprimer ses dates importantes

Si le projet nécessite des dates d’échéances particulières, il est important de le faire savoir dans l’expression des besoins. Cela peut concerner la date à laquelle le projet va commencer, mais également sa date de fin, ou encore les disponibilités des personnes qui vont travailler sur le projet.

5) Déterminer ses cibles

Afin de bien définir les différentes actions à mettre en place dans un projet, il est important d’identifier au préalable ses cibles, ainsi que les différents canaux par lesquels il va falloir communiquer pour transmettre un message. Il est impératif de comprendre le mode de fonctionnement de ces cibles, leurs besoins, mais également leurs motivations, leurs peurs et leurs freins.

6) Lister les spécificités fonctionnelles du produit

Sans détailler vos spécificités fonctionnelles comme dans un cahier des charges, il est pourtant important de lister les fonctionnalités de votre projet. N’hésitez pas à les numéroter afin de les définir de façon distincte et de les classer par ordre d’importance dans des groupes de catégories.

7) Définir l’environnement technique

Il est important de définir le support sur lequel vous allez vouloir développer votre projet, notamment l’ordinateur, le smartphone ou la tablette. Les questions de noms de domaine ou hébergement ne sont pas non plus à négliger dans cette partie.

8) Déterminer les contraintes du projet

Il est important de définir toutes les contraintes susceptibles d’impacter le projet au cours de son développement et après. Plusieurs contraintes sont à prendre en comptes : les contraintes techniques, les contraintes humaines, juridiques, financières, etc.

9) Répondre aux impacts externes/internes

Le développement du projet peut entraîner des modifications d’organisation, tant en interne qu’en externe. Les salariés peuvent être amenés à suivre une formation à la suite de ce développement, la communication peut être sujette à des changements... Il est donc important de tenir compte de ces modifications afin d’y apporter une réponse adaptée et ainsi optimiser l’adaptation à ce changement.


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