Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP (pour Enterprise Ressources Planning) ou PGI en français (Progiciel de Gestion intégré), est un logiciel de gestion de l’ensemble des processus d’une entreprise. Il est possible d’y intégrer plusieurs « modules » de gestion d’une entreprise : gestion des commandes, suivi des stocks, gestion de la paie et de la comptabilité, etc…
Les modules gérés par l’ERP sont interconnectés, c’est-à-dire qu’une information unique va transiter entre chaque « modules » de l’ERP. Cela est possible grâce à la base de données unique.
Les différents acteurs de l’entreprise ont donc une vision unique et cohérente de l’ensemble de l’information dont ils ont besoin pour jouer leur rôle.
Par ailleurs, l’ERP fournit une information mise à jour en temps réel. C’est-à-dire que l’action à l’instant T d’un acteur, aura des répercussions sur l’ensemble des modules de l’ERP.
Pourquoi mettre en place un ERP ?
Lorsqu’une entreprise s’accroit et qu’elle est amenée à gérer beaucoup de données, les outils traditionnels (Excel, mail) perdent en efficacité et peuvent devenir chronophages. Quand les outils sont dépassés par les volumes d’information à traiter, une entreprise peut être amenée à digitaliser ses process grâce à un ERP.
Le principal intérêt à la mise en place de l’ERP va être l’automatisation de certains process de l’entreprise. Cette automatisation va être un gain de temps pour les acteurs de l’entreprise.
Par ailleurs, l’outil va être garant de la véracité et l’unicité de l’information. Comme les process sont automatisé, le nombre d’erreur est réduit (erreur de saisie, de restitution, doublon, etc…). Grace à l’ERP, les données sont centralisées sur une base de données unique. Dès qu’une information est dans le système d’information, elle va transiter entre les différents modules.
L’ERP agit aussi sur les échanges entre les différents pôles d’une entreprise : il permet à chacun d’accéder aux informations qui lui sont destinés, et connectent les différents pôles qui ont besoin d’être en interaction.
Par ailleurs, l’ERP est un outil d’analyse et de prise de décision. Grâce aux informations qui transite, il est possible de connaître à l’instant T la santé d’une entreprise. Ces informations peuvent être retravaillées et affichées sous forme de tableaux de bord : des outils d’analyses peuvent être mis en place sur les différents modules de l’ERP, et pour compléter cette aide il est possible de mettre en place des systèmes de notifications et d’alerte.
Les types d’ERP existants sur le marché
Les intérêts d’un ERP sur mesure
Même s’il est toujours possible d’adapter un ERP à une entreprise, via des développements spécifiques, il ne permettra jamais de répondre à 100% aux problématiques d’une entreprise, car chaque société a sa propre organisation et son propre système d’information.
Dans ce cas de figure, il est intéressant de se tourner vers le développement d’un ERP sur mesure. En effet, cela permet de n’avoir aucune limite dans le développement d’une fonctionnalité. Tout est réalisable et modifiable afin de coller au mieux à la réalité du marché et au fonctionnement de l’entreprise. Le client a la main sur l’ensemble des process présents dans l’ERP.
Chaque process de l’outils peut être développé et amélioré grâce à l’expertise technique de l’agence et la connaissance du client de ses processus.
Enfin, la plateforme peut évoluer au rythme choisi par le client. Il peut définir lui-même ses priorités et réajuster le rythme des développements. Les modules peuvent évoluer, et être ajoutés au fur et à mesure.
L’ERP sur mesure est un outil qui s’adapte à son environnement et aux tendances émergentes dans le web. On pense notamment à l’ERP mobile qui peut être une solution pour les utilisateurs nomades (consultants, commerciaux), mais aussi à la possibilité de mixer l’ERP avec des logiciels déjà existants (possibilité de mettre en place des flux).
Les limites/inconvénients d’un ERP sur mesure
Se lancer dans un projet d’ERP sur mesure comporte des limites. En effet, c’est un type de projet qui va demander du temps. Que ça soit au moment de la conception et de l’audit, ou à son déploiement.
Bien que ça soit un projet agile, dans le sens où le client gère le rythme de développement, c’est un projet qui demande surtout des connaissances et de l’expertise. Il y a tout un travail de réflexion pour mettre en place des process, évaluer leur faisabilité technique et assurer une utilisation simple de l’outil.
Le coût du développement d’un ERP peut aussi être un frein à certaines entreprises. Le prix va bien sûr varier en fonction de la taille du projet et des solutions techniques choisies.
Certains postes de dépenses sont parfois mis de côté alors qu’ils font partie intégrante du projet (maintenance, entretien serveur, formation…).
Enfin, ce type de projet rend un client dépendant à son éditeur/agence (un ERP est utilisable en moyenne 10 ans). C’est un projet sur le long terme, c’est pourquoi le choix du partenaire doit être bien réfléchi.
Un projet d’ERP sur mesure peut ne pas se passer comme prévu pour différentes raisons :
Comment se lancer sur ce type de projet ?
Comme nous l’avons vu précédemment, une idée floue de son projet et un budget limité peuvent amener rapidement à l’échec d’un projet de cette envergure.
Alors comment bien se préparer pour se lancer sur ce type de projet ?
Une phase de préparation en interne en primordiale. Cela passe par la rédaction d’une expression des besoins.
C’est le document qui va servir de base.
Grâce à ce document, on a la possibilité de prioriser les modules, d’anticiper des évolutions et d’avoir une idée globale de son projet.
Pour chaque secteur d’activité, il existe des processus fonctionnels spécifiques. Dans un ERP il faut bien prendre en compte cela, afin de définir quels modules sont à prioriser.
Bien prendre en compte la taille de l’entreprise et l’importance des besoins.
Si vous utilisez actuellement un autre ERP, une phase de réflexion autour de l’intégration des données sur le nouvel ERP est à prévoir. Plus l’ancien logiciel a été utilisé, plus il est important de prévoir cette étape. Sinon vous risquez de perdre des données en passant sur votre nouvel outil.
L’ERP peut évoluer et s’adapter aux nouveaux besoins métier (adaptation des droits d’accès, gérer un volume plus important des données). S’il y a de nouveaux besoins, il faut prévoir de nouveaux processus et de nouvelles connexions avec des modules (nouveaux ou déjà existants).
Pour assurer la pérennité d’un ERP, un support doit être présent pour traiter les bugs. La documentation mise à disposition se doit d’être exhaustive et ergonomique. En cas de problème le client doit se référer à la documentation, avant de faire appel au support technique.
En conclusion, une étude de marché ainsi qu’une analyse de son besoin sont les éléments clés pour se lancer sur le développement d’un ERP personnalisé. Il est important de prendre son temps sur la réflexion, sinon le risque d’erreur va être fort au moment du développement, et vous risquez d’y perdre du temps et de l’argent. N’hésitez pas à vous documents sur les outils disponibles pour définir votre besoin et pour analyser les outils déjà disponibles sur le marché.
